Pour arriver à être bien organisée, la meilleure approche - et la plus efficace - est d'aborder les tâches par étapes: cette façon de procéder permettra de réaliser notre travail plus facilement.

1. Notre espace de travail. Surtout, on ne laisse pas notre bureau ou espace de travail comme s'il avait été balayé par une tornade! Plus notre espace de travail est organisé, plus on sera efficace. Avec un bureau en ordre, on gagnera du temps et on évitera un stress inutile quand viendra le temps de trouver ces papiers importants dont notre client a besoin sur-le-champ! Cela nous aidera également à nous concentrer sur notre travail, puisqu'on ne sera pas distraite par le désordre.

2. On s'ouvre aux technologies. Faire usage des technologies est peut-être la meilleure manière, et la plus simple aussi, de rester organisée. En effet, celles-ci vous permettent de gérer l'information plus efficacement et n'utilisent qu'un millième de l'espace autrement nécessaire. On pense à investir dans :

• Un logiciel de gestion ou de comptabilité qui peut exécuter des tâches diverses et nombreuses, y compris le suivi des stocks et la facturation. Dispendieux? Pas nécessairement. Le marché abonde de solutions extrêmement abordables qui offrent des performances exceptionnelles - certains logiciels peuvent même être téléchargés gratuitement pour une période d'essai. On recherche «logiciel de comptabilité bilingue canadien» dans Google pour avoir quelques idées.


• Un logiciel de gestion de contacts à faible coût qui fait non seulement le suivi des dates importantes, mais qui nous permet aussi de prendre facilement des notes dans le dossier de nos clients et, par conséquent, de personnaliser nos interactions avec eux.

On peut aussi envisager de profiter des services en ligne gratuits. Bon nombre d'entre eux peuvent nous aider à accroître l'efficacité de nos processus et nous faire épargner du temps sur des tâches telles que la facturation des clients.

3. On ne mélange pas vie professionnelle et vie personnelle. Plus on les maintiendra séparées, plus ces deux facettes de notre vie seront distinctes. Résultat: on n'aura pas l'impression d'être toujours «au travail».

• Impôts - On sépare nos dossiers financiers personnels de ceux de notre entreprise. Notre entreprise doit avoir son propre compte en banque et toutes les transactions doivent être enregistrées.


• On établit nos heures de travail - Si on décide de travailler de 8 h à 17 h, on s'efforce de respecter cet horaire. Notre corps et notre esprit nous en seront reconnaissants, de même que notre famille et nos amis!

Par Jamie Sutherland, vice-président et directeur général, Sage Small Business Canada / Sage Simple Comp

4. On investit dans un grand calendrier - et des marqueurs de couleur - pour noter les dates d'affaires importantes et on le place à un endroit facilement visible. Ces dates doivent inclure les impôts fédéraux, provinciaux, locaux et de ventes, ainsi que les événements spéciaux, réunions, factures et autres. Si on n'est pas une personne visuelle, on songe à mettre tous les rappels urgents dans Microsoft Outlook ou dans notre dossier client de messagerie/calendrier.

5. On crée et on utilise des listes de tâches. Bien que cela puisse sembler cliché, l'utilisation de notes et de listes de tâches est très utile. Grâce à elles, on se rappellera ce qu'on a à faire et, visuellement, il est plus facile de rester concentrée et motivée lorsqu'on a nos priorités sous les yeux. Une autre raison pour laquelle les listes sont utiles est qu'il est très motivant d'y rayer les tâches à mesure qu'on les exécute. Voir une liste croissante de tâches terminées peut être extrêmement satisfaisant.

6. On se donne un délai pour chaque tâche. Le temps est quelque chose qu'on ne pourra jamais récupérer. On évalue le temps nécessaire pour réaliser une tâche et on le note. On essaie de respecter au mieux ce délai. Si on le dépasse, ce n'est pas la fin du monde; ce qui compte, c'est d'être capable d'évaluer le temps nécessaire à l'exécution des tâches, et en suivant ce procédé, on acquerra avec le temps suffisamment d'expérience pour pouvoir mieux estimer les délais.

Ces conseils pourront nous aider à continuer sur la bonne voie et à rester organisées. Cela prend du temps, mais une fois qu'on maîtrise l'art de l'organisation, c'est pour toujours!

Par Jamie Sutherland, vice-président et directeur général, Sage Small Business Canada / Sage Simple Comp