Pour arriver à être bien organisée, la meilleure approche - et la plus efficace - est d'aborder les tâches par étapes: cette façon de procéder permettra de réaliser notre travail plus facilement.

1. Notre espace de travail. Surtout, on ne laisse pas notre bureau ou espace de travail comme s'il avait été balayé par une tornade! Plus notre espace de travail est organisé, plus on sera efficace. Avec un bureau en ordre, on gagnera du temps et on évitera un stress inutile quand viendra le temps de trouver ces papiers importants dont notre client a besoin sur-le-champ! Cela nous aidera également à nous concentrer sur notre travail, puisqu'on ne sera pas distraite par le désordre.

2. On s'ouvre aux technologies. Faire usage des technologies est peut-être la meilleure manière, et la plus simple aussi, de rester organisée. En effet, celles-ci vous permettent de gérer l'information plus efficacement et n'utilisent qu'un millième de l'espace autrement nécessaire. On pense à investir dans :

  • Un logiciel de gestion ou de comptabilité qui peut exécuter des tâches diverses et nombreuses, y compris le suivi des stocks et la facturation. Dispendieux? Pas nécessairement. Le marché abonde de solutions extrêmement abordables qui offrent des performances exceptionnelles - certains logiciels peuvent même être téléchargés gratuitement pour une période d'essai. On recherche «logiciel de comptabilité bilingue canadien» dans Google pour avoir quelques idées.

  • Un logiciel de gestion de contacts à faible coût qui fait non seulement le suivi des dates importantes, mais qui nous permet aussi de prendre facilement des notes dans le dossier de nos clients et, par conséquent, de personnaliser nos interactions avec eux.

 

On peut aussi envisager de profiter des services en ligne gratuits. Bon nombre d'entre eux peuvent nous aider à accroître l'efficacité de nos processus et nous faire épargner du temps sur des tâches telles que la facturation des clients.

3. On ne mélange pas vie professionnelle et vie personnelle. Plus on les maintiendra séparées, plus ces deux facettes de notre vie seront distinctes. Résultat: on n'aura pas l'impression d'être toujours «au travail».

  • Impôts - On sépare nos dossiers financiers personnels de ceux de notre entreprise. Notre entreprise doit avoir son propre compte en banque et toutes les transactions doivent être enregistrées.

  • On établit nos heures de travail - Si on décide de travailler de 8 h à 17 h, on s'efforce de respecter cet horaire. Notre corps et notre esprit nous en seront reconnaissants, de même que notre famille et nos amis!

 

Par Jamie Sutherland, vice-président et directeur général, Sage Small Business Canada / Sage Simple Comp