Entretien

Paperasse: on fait le ménage

Auteur : Coup de Pouce

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Paperasse: on fait le ménage

Classer ses papiers n'est pas la tâche la plus passionnante du monde. C'est pourquoi nombre d'entre nous attendent que la pile atteigne des proportions gigantesques avant de s'y mettre. Pourtant, perdre un document important ou passer trois heures à chercher un T-4 pour faire notre déclaration d'impôt, ce n'est vraiment pas rigolo. Autrement dit, classer notre paperasse est un mal nécessaire... qu'on peut toutefois rendre moins pénible - et qui sait, peut-être même agréable - en trouvant des façons ingénieuses de le faire. Nos suggestions.

Le classement pas à pas

Si on n'a jamais vraiment classé nos papiers, il faut s'attendre à y consacrer beaucoup de temps, au moins tout un week-end, sinon plus. Découragée? On peut répartir le travail sur plusieurs semaines (mais à raison d'au moins deux ou trois heures à la fois; sinon, on n'avancera pas). C'est un coup à donner, bien sûr, mais, une fois le grand ménage fait et notre système de classement établi, il suffira de moins d'une demi-journée par année pour classer les documents récents et détruire ceux devenus inutiles.

  • On regroupe d'abord notre paperasse selon les cinq grandes catégories: papiers personnels, études et travail, finances et impôts, habitation, biens et services.

  • On trie nos documents en se basant sur le calendrier de conservation des documents: à garder ou à détruire (voir ci-dessous).

  • On alloue une couleur de chemise à chaque catégorie, on détermine des sous-catégories au besoin, on identifie les chemises et on y insère les documents. Par exemple, la catégorie Biens et services comportera plusieurs dossiers répartis dans autant de chemises de la même couleur: factures de câble, d'Internet, automobile, soins de santé, etc. On peut encore subdiviser par année, par employeur, par véhicule, etc.

 

Une fois notre fouillis démêlé, il ne restera plus qu'à classer les documents qu'on reçoit au fil des jours. À quelle fréquence devrait-on le faire? Tout dépend de la personnalité de chacune, mais il faut à tout le moins payer nos factures à temps. Pour cela, on prévoit un endroit où placer les documents à traiter: plateau à lettres, panier, boîte à chaussures, grande enveloppe, etc. Puis on passe à travers chaque semaine ou aux deux semaines: on paie les factures, on donne les réponses requises, etc. Ensuite, on a deux options. Si on est disciplinée, on classe les papiers au fur et à mesure qu'on les traite. Si on est moins assidue, on prévoit un deuxième contenant où accumuler les documents à classer. Mais attention: il faut les classer au moins une fois par année sous peine de se retrouver encore une fois sous une montagne de papiers.

 

Autre tâche qui s'impose annuellement: la destruction des documents périmés. Pour se prémunir contre la fraude et le vol d'identité, le déchiquetage est la solution la plus sécuritaire (on peut se procurer un déchiqueteur pour environ 100$ dans les magasins d'articles de bureau et les grands magasins). Sinon, on peut apporter nos papiers à l'une des journées de déchiquetage organisées par les municipalités et les services de police. Plusieurs de ces événements ont lieu en mars; s'informer auprès de la Sûreté du Québec ou de notre municipalité.

Finalement, pour une consultation rapide et facile, on concentre nos archives en un seul endroit. Le plus pratique, c'est d'opter pour un classeur à deux ou trois tiroirs (de 100$ à 300$). Si notre budget est serré, des boîtes de rangement en carton (de 12$ à 20$ pour deux) ou en plastique (15$ à 20$ ch.) peuvent faire l'affaire. Pour préserver nos documents, on évite de les ranger dans des endroits poussiéreux, humides, où les variations de température sont importantes (garage, cabanon, grenier) ou encore près d'un chauffe-eau.

Que faire avec...

  • ... les factures électroniques? Les fournisseurs les archivent, mais il est tout de même prudent d'en faire une sauvegarde informatique ou de les imprimer. En cas de litige, il sera plus simple de les avoir en main plutôt que de les demander à la partie adverse. De plus, il faut conserver les documents ayant un lien avec nos déclarations de revenus pendant 6 ans. Or, la plupart des fournisseurs les rendent accessibles en ligne moins longtemps.
  • ... les factures qui s'effacent? Les factures sur papier thermique deviennent illisibles au bout de quelques mois. Par précaution, photocopier celles des biens sous garantie, de grande valeur ou qu'on doit archiver pour une raison fiscale.

 

Pour en savoir plus

  • À l'abri de l'oubli, Petit guide de préservation des documents personnels et familiaux, Bibliothèque et Archives nationales du Québec, 2008, 64 p., 9,95 $.
  • À vos papiers!, par Julie Dubuc, ACEF de l'Est de Montréal, 2009, 72 p., 12 $. Très complet, ce guide comprend un calendrier détaillé de conservation des documents, une méthode d'organisation du contenu des dossiers et un inventaire de données personnelles. On peut se le procurer auprès de l'ACEF de l'Est de Montréal; infos: 514-257-6622.

 

Merci à Julie Dubuc, documentaliste à l'ACEF de l'Est de Montréal, et à François David, archiviste à Bibliothèque et Archives nationales du Québec.

 

À LIRE: Bureau à la maison: on s'organise

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