Classer ses papiers n'est pas la tâche la plus passionnante du monde. C'est pourquoi nombre d'entre nous attendent que la pile atteigne des proportions gigantesques avant de s'y mettre. Pourtant, perdre un document important ou passer trois heures à chercher un T-4 pour faire notre déclaration d'impôt, ce n'est vraiment pas rigolo. Autrement dit, classer notre paperasse est un mal nécessaire... qu'on peut toutefois rendre moins pénible - et qui sait, peut-être même agréable - en trouvant des façons ingénieuses de le faire. Nos suggestions.

Le classement pas à pas

Si on n'a jamais vraiment classé nos papiers, il faut s'attendre à y consacrer beaucoup de temps, au moins tout un week-end, sinon plus. Découragée? On peut répartir le travail sur plusieurs semaines (mais à raison d'au moins deux ou trois heures à la fois; sinon, on n'avancera pas). C'est un coup à donner, bien sûr, mais, une fois le grand ménage fait et notre système de classement établi, il suffira de moins d'une demi-journée par année pour classer les documents récents et détruire ceux devenus inutiles.

  • On regroupe d'abord notre paperasse selon les cinq grandes catégories: papiers personnels, études et travail, finances et impôts, habitation, biens et services.

  • On trie nos documents en se basant sur le calendrier de conservation des documents: à garder ou à détruire (voir ci-dessous).

  • On alloue une couleur de chemise à chaque catégorie, on détermine des sous-catégories au besoin, on identifie les chemises et on y insère les documents. Par exemple, la catégorie Biens et services comportera plusieurs dossiers répartis dans autant de chemises de la même couleur: factures de câble, d'Internet, automobile, soins de santé, etc. On peut encore subdiviser par année, par employeur, par véhicule, etc.

 

Une fois notre fouillis démêlé, il ne restera plus qu'à classer les documents qu'on reçoit au fil des jours. À quelle fréquence devrait-on le faire? Tout dépend de la personnalité de chacune, mais il faut à tout le moins payer nos factures à temps. Pour cela, on prévoit un endroit où placer les documents à traiter: plateau à lettres, panier, boîte à chaussures, grande enveloppe, etc. Puis on passe à travers chaque semaine ou aux deux semaines: on paie les factures, on donne les réponses requises, etc. Ensuite, on a deux options. Si on est disciplinée, on classe les papiers au fur et à mesure qu'on les traite. Si on est moins assidue, on prévoit un deuxième contenant où accumuler les documents à classer. Mais attention: il faut les classer au moins une fois par année sous peine de se retrouver encore une fois sous une montagne de papiers.