1. On fait du classement dans nos tâches

Pour y voir plus clair, on commence par dresser une liste de tout ce qu'on doit accomplir. Pour plus de précision, on subdivise nos grosses responsabilités en portions plus digestibles. «Remplacer les ordinateurs» devient «définir les besoins informatiques de l'entreprise», «faire une recherche sur les équipements disponibles» et «contacter quelques fournisseurs».

«Je suggère fortement d'utiliser l'ordinateur plutôt qu'un crayon pour rédiger cette liste, dit Lyne Talbot, coach professionnelle et formatrice spécialisée notamment en gestion du temps. C'est beaucoup plus facile de déplacer des éléments, de les regrouper ou de les recopier.» Bref, de modifier notre liste selon nos besoins ou les événements.

À partir de cette liste maîtresse, on pourra dégager nos priorités. «Il y a deux éléments à considérer pour déterminer si une tâche est prioritaire: son importance et son urgence», explique Guy Tassé, consultant en gestion de ressources humaines et président d'Option Résultats. Une priorité est une tâche importante et urgente directement liée à notre fonction; elle doit être complétée dans les meilleurs délais.

Cependant, nos priorités se perdent parfois parmi les petites urgences de tous les jours. Il peut s'agir de corriger une lettre qui doit partir dans la journée ou de répondre rapidement à un client insatisfait. Pas facile de suivre une liste de tâches planifiée quand le patron nous annonce qu'on doit remettre un document dans la matinée! Ces feux à éteindre ne doivent pas nous faire oublier que nos priorités, même les moins urgentes, restent tout aussi importantes. Par exemple, archiver des documents ou, en début d'année, planifier les vacances d'été du bureau.

Comme les urgences ne se programment pas, on prévoit plus de temps pour passer à travers nos priorités et accueillir les imprévus sans trop de stress. «On sous-évalue souvent le temps qu'il nous faudra pour accomplir une tâche, constate Charles Bernier, coach professionnel et président d'Eurêka Coach International. Afin d'améliorer nos estimations et savoir où passe notre temps, on note dans un cahier tout ce qu'on fait pendant quelques mois.»

L'autre solution pour mieux s'accommoder des imprévus: réduire nos tâches en en déléguant quelques-unes. On s'occupe du dîner hot-dog de la compagnie depuis toujours? Un collègue pourrait peut-être prendre le relais cette année. Une de nos missions demande de faire des recherches? Un stagiaire serait sûrement ravi de s'en charger. «Attention de ne pas déléguer uniquement ce que vous n'aimez pas, mais bien ce qu'un membre de votre équipe peut accomplir à votre place», précise Guy Tassé.

Et si, pendant une journée, on ne sait vraiment plus où donner de la tête, on peut toujours se demander: «Si je devais compléter une seule chose aujourd'hui, qu'est-ce que ce serait?» Et on s'y met sans tarder.